pdf 용량 줄이기 방법 파일 종류별로 고르기
얼마 전 제출용 PDF가 용량 제한에 걸렸다는 이야기를 들었습니다. 페이지는 몇 장 안 되는데 파일이 크다면 대개 본문 글자보다 사진이나 스캔 이미지가 원인입니다. 이럴 때 압축 버튼부터 누르면 글씨만 흐려지고 크기는 별로 줄지 않을 수 있습니다. 제가 먼저 확인하는 건 그 PDF를 무엇으로 만들었는지입니다.
압축하기 전에 파일 종류부터 확인하기
PDF에서 문장 한 줄을 마우스로 선택해 복사해 보세요. 글자가 정상적으로 선택되면 워드 같은 문서에서 만든 PDF일 가능성이 큽니다. 페이지 전체가 한 장의 그림처럼 선택된다면 스캔본일 가능성이 높고요. 물론 이미지 위에 문자 인식 결과를 얹은 스캔본도 있으니, 선택이 된다는 사실만으로 단정할 수는 없습니다.
파일 크기도 함께 봅니다. 윈도우 탐색기에서 PDF를 우클릭해 속성을 열고 크기를 확인하세요. 예를 들어 제출 기준이 10MB라면 11MB를 9MB로 만드는 작업과 80MB를 9MB로 만드는 작업은 다릅니다. 전자는 가벼운 이미지 압축으로 끝날 수 있지만, 후자는 스캔 해상도나 원본 사진부터 손봐야 할 수 있습니다. 작업 전에는 원본을 복사해 두는 편이 안전합니다.
워드 원본이 있다면 PDF를 다시 만들기
워드 파일이 남아 있다면 이 경로를 먼저 권합니다. PDF를 여러 번 다시 압축하는 것보다 원본에 들어간 이미지를 조정하는 편이 결과를 확인하기 쉽습니다. 사진 한 장을 선택하고 그림 서식 → 그림 압축을 엽니다. 문서 전체에 적용하려면 ‘이 그림에만 적용’ 선택을 해제하고, 잘라낸 사진의 바깥 부분이 필요 없다면 ‘그림의 잘린 영역 삭제’를 선택합니다. 삭제한 영역은 복구하기 어려우니 원본 파일은 따로 보관하세요.
화면으로 읽을 문서라면 150ppi 안팎부터 시험해 볼 만합니다. 작은 글씨가 사진 안에 있거나 출력해야 한다면 더 높은 해상도가 필요할 수 있습니다. 마이크로소프트도 워드 문서 크기를 줄이는 방법으로 그림 압축과 해상도 조정을 안내합니다. 설정 뒤에는 파일 → 다른 이름으로 저장에서 PDF를 선택하고, 인쇄 품질보다 용량이 중요하면 ‘최소 크기’를 선택합니다. 저장한 파일을 열어 표의 가는 선, 사진 속 글자, 한글 글꼴이 제대로 보이는지 확인하세요.
PDF만 남았다면 오프라인 도구로 압축하기
원본 문서가 없다면 PDF 자체를 다뤄야 합니다. 윈도우에서는 PDF24 Creator의 PDF 압축 기능을 쓸 수 있습니다. PDF24 안내에 따르면 데스크톱 프로그램은 PC에서 오프라인으로 작동합니다. 계약서나 개인정보가 들어간 파일이라면 웹 업로드 방식보다 이쪽이 마음 편합니다.
- 원본 PDF를 복사하고 PDF 압축 도구에서 복사본을 엽니다.
- 처음에는 이미지 해상도와 품질을 지나치게 낮추지 말고 저장합니다.
- 압축 전후 크기를 비교한 다음 100% 화면과 확대 화면에서 작은 글씨를 확인합니다.
- 아직 제한을 넘는다면 한 단계씩 설정을 낮춰 다시 저장합니다.
Adobe Acrobat을 이미 쓰고 있다면 ‘PDF 압축’ 또는 ‘PDF 최적화’ 기능도 방법입니다. Adobe 안내처럼 PDF 용량에는 이미지 해상도와 압축 품질, 포함된 글꼴 등이 영향을 줍니다. 다만 글꼴을 무작정 빼면 다른 PC에서 문서 모양이 달라질 수 있습니다. 특별한 글꼴을 쓴 서류라면 이미지 설정부터 조절하는 편이 낫습니다. 압축률은 문서마다 달라서 ‘절반으로 줄어든다’ 같은 숫자는 미리 장담하기 어렵습니다.
스캔본은 처음부터 다시 저장하는 게 빠를 때가 있다
스캔 PDF가 크다면 압축 전에 스캔 설정을 확인하세요. 컬러가 필요 없는 흑백 서류를 컬러로 스캔했거나, 화면 제출용 문서를 높은 해상도로 저장했다면 페이지마다 데이터가 쌓입니다. 다시 스캔할 수 있는 서류라면 회색조와 200ppi 정도로 한두 장만 먼저 만들어 읽기 편한지 비교해 보세요. 작은 도장이나 흐린 글씨가 있다면 해상도를 올려야 합니다. 제출처가 원본 품질이나 특정 해상도를 요구한다면 그 기준을 우선해야 하고요.
압축 뒤에는 첫 장만 보지 말고 글씨가 가장 작거나 사진이 많은 페이지도 열어보세요. Ctrl+F로 본문 단어를 검색해 문자 검색이 유지되는지 확인하면 더 좋습니다. PDF를 ‘인쇄해서 PDF로 저장’하는 방식은 기존 문서의 접근성 정보 같은 요소를 잃을 수 있어 기본 압축 방법으로 쓰지 않습니다. 제 경험상 가장 만족스러운 파일은 숫자가 가장 작은 파일이 아니라, 제출 제한을 통과하면서도 상대방 PC에서 읽기 편한 파일입니다.
