워드 목차 자동으로 만들고 수정하는 방법
얼마 전 조립 PC 설정 기록을 워드로 옮기다가 목차가 통째로 비어 있는 문서를 받았습니다. ‘부품 구성’, ‘BIOS 설정’, ‘윈도우 설치’가 굵고 크게 보이는데도 목차에는 아무것도 안 잡히더군요. 워드는 글자 크기나 굵기를 보고 제목을 판단하지 않습니다. 제목 스타일을 먼저 지정해야 자동 목차가 제대로 만들어집니다.
목차를 넣기 전에 제목 스타일을 지정합니다
문서에서 큰 단락 제목 하나를 클릭하고 상단의 ‘홈’ 탭을 엽니다. ‘스타일’에서 ‘제목 1’을 선택하면 됩니다. 그 아래에 딸린 작은 제목은 ‘제목 2’, 더 세부적인 항목은 ‘제목 3’을 적용합니다. 제목 글자만 드래그해도 되지만, 보통은 해당 제목 문단 안에 커서를 놓고 스타일을 선택하는 편이 빠릅니다.
예를 들어 PC 조립 기록이라면 ‘부품 구성’과 ‘윈도우 설치’는 제목 1, 그 아래 ‘메모리 장착’과 ‘드라이버 설치’는 제목 2로 두면 구조가 자연스럽습니다. 설명 문장까지 제목 스타일을 주면 목차에 긴 문장이 끼어듭니다. 제목 한 줄과 본문을 각각 다른 문단으로 나눠 두는 게 좋습니다.
제목 스타일을 적용했더니 글꼴이나 색이 마음에 들지 않을 수도 있습니다. 그럴 때 제목마다 수동으로 크기를 바꾸기보다 스타일을 한 번 수정하는 편이 편합니다. 홈 탭의 스타일 목록에서 해당 제목 스타일을 마우스 오른쪽 버튼으로 눌러 ‘수정’을 선택하면 같은 수준의 제목 모양을 함께 바꿀 수 있습니다.
참조 탭에서 자동 목차를 삽입합니다
목차가 들어갈 자리에 커서를 놓습니다. 보통 표지 다음, 본문이 시작되기 전입니다. 상단 ‘참조’ 탭에서 ‘목차’를 누르고 자동 목차 양식 하나를 고르면 워드가 제목 스타일을 읽어 항목과 페이지 번호를 채웁니다. 메뉴 이름이나 배치는 워드 버전에 따라 조금 다를 수 있지만, 찾을 위치는 참조 탭입니다.
여기서 ‘수동 목차’를 고르면 모양만 목차처럼 들어갑니다. 항목을 직접 입력해야 하고, 본문 제목이 바뀌어도 자동으로 따라오지 않습니다. 작업 중에 제목이 몇 번이라도 바뀔 문서라면 자동 목차가 훨씬 편합니다. 제가 길게 쓰는 설치 기록에서 수동 목차를 피하는 이유도 페이지가 밀릴 때마다 번호를 다시 맞춰야 하기 때문입니다.
목차에 하위 제목이 너무 많이 보여 답답하다면 ‘참조 → 목차 → 사용자 지정 목차’에서 표시할 수준을 줄일 수 있습니다. 제목 1과 제목 2만 보여도 전체 흐름을 읽기에 충분한 문서가 많습니다. 같은 창에서 페이지 번호 표시와 점선 모양도 조절할 수 있습니다.
제목이나 페이지가 바뀌면 목차를 갱신합니다
자동 목차라고 해서 본문을 고치는 즉시 화면의 목차까지 늘 바뀌는 것은 아닙니다. 수정이 끝난 뒤 목차 안을 클릭하고 ‘목차 업데이트’를 누르거나, 목차를 마우스 오른쪽 버튼으로 눌러 업데이트 메뉴를 선택합니다.
선택지가 두 개 나오면 변경 내용에 맞춰 고르면 됩니다. 본문 길이만 늘어서 페이지가 밀렸다면 ‘페이지 번호만 업데이트’로 충분합니다. 제목 문구를 고쳤거나 새 제목을 넣었다면 ‘전체 목차 업데이트’를 선택해야 합니다. 새 항목이 안 보일 때 페이지 번호만 여러 번 갱신해도 달라지지 않는 이유가 여기 있습니다.
가령 ‘그래픽카드 드라이버 설치’를 ‘드라이버 설치와 확인’으로 고쳤다면 전체 목차를 갱신합니다. 반면 스크린샷 두 장을 추가해 뒤쪽 제목이 8쪽에서 9쪽으로 밀렸다면 페이지 번호만 갱신하면 됩니다. 문서를 공유하거나 PDF로 저장하기 직전에 한 번 더 갱신해 두면 본문과 목차가 어긋나는 일을 줄일 수 있습니다.
목차가 비거나 엉뚱한 문장이 들어갈 때
먼저 문제가 된 문장에 커서를 놓고 홈 탭의 스타일을 확인합니다. 목차에 빠진 제목이 ‘보통’으로 되어 있다면 제목 1 또는 제목 2를 적용한 뒤 전체 목차를 갱신합니다. 반대로 설명 문장이 목차에 들어왔다면 그 문단에 제목 스타일이 잘못 적용됐을 가능성이 큽니다. 해당 문단을 ‘보통’으로 되돌리고 다시 갱신하면 됩니다.
목차의 들여쓰기가 이상할 때는 제목 수준도 살펴봅니다. 큰 단락은 제목 1인데 바로 아래 항목이 제목 3으로 지정되면 중간 단계가 비어 보여 구조가 어색해집니다. 목차의 글자만 직접 고치면 다음 업데이트 때 수정한 내용이 다시 바뀔 수 있으니, 원래 제목과 스타일을 먼저 고치는 편이 안전합니다.
워드 목차는 문서의 제목 구조를 그대로 보여주는 기능입니다. 처음 5분만 들여 제목 1과 제목 2를 구분해 두면, 나중에 내용이 늘어나도 페이지 번호를 손으로 쫓아다닐 일이 거의 없습니다.
