구글 문서 공유 방법 권한까지 제대로 설정하는 법
얼마 전 조립 PC 부품 목록을 구글 문서로 보내고는 상대방에게 “액세스 권한이 필요합니다”라는 답을 받았습니다. 문서 주소를 전달하는 것과 문서를 열 수 있게 설정하는 것은 별개입니다. 윈도우 설치 순서나 오류 해결 기록처럼 여러 사람이 확인하고 고쳐야 하는 문서라면, 공유할 대상과 권한부터 맞춰 두는 편이 편합니다.
특정 사람에게만 공유할 때
문서를 연 상태에서 오른쪽 위의 ‘공유’를 누릅니다. ‘사용자 및 그룹 추가’ 칸에 상대방의 이메일 주소를 입력한 뒤 권한을 고릅니다. 읽기만 하면 ‘뷰어’, 내용에 의견을 남겨야 하면 ‘댓글 작성자’, 문장을 직접 고쳐야 하면 ‘편집자’입니다. 알림을 보내도록 설정하고 ‘보내기’를 누르면 상대방에게 이메일도 갑니다.
예를 들어 지인에게 윈도우 설치 체크리스트를 보여줄 때는 뷰어면 충분합니다. 드라이버 설치 순서에 의견을 받을 때는 댓글 작성자가 낫고, 함께 항목을 수정할 때만 편집자를 줍니다. 편집 권한은 원문을 바꿀 수 있으므로 처음부터 넓게 주지 않는 편이 관리하기 쉽습니다.
이 방식은 문서 주소가 다른 곳으로 전달돼도 지정한 계정만 열 수 있다는 장점이 있습니다. 대신 상대방이 여러 구글 계정을 쓴다면 초대한 주소로 로그인했는지 확인해야 합니다. 개인 계정으로 초대했는데 회사 계정으로 문서를 열면 권한 요청 화면이 뜰 수 있습니다.
링크를 받은 사람이 열게 하려면
받는 사람이 여러 명이고 이메일 주소를 하나씩 입력하기 어렵다면 ‘공유’ 창 아래의 ‘일반 액세스’를 봅니다. ‘제한됨’을 ‘링크가 있는 모든 사용자’로 바꾸고, 오른쪽에서 뷰어·댓글 작성자·편집자 중 하나를 선택합니다. 그다음 ‘링크 복사’를 눌러 전달하면 됩니다. 설정을 바꾼 뒤에는 ‘완료’까지 눌러 창을 닫는 게 좋습니다.
여기서 ‘링크가 있는 모든 사용자’는 링크를 전달받은 다른 사람도 열 수 있다는 뜻입니다. 구글 드라이브 고객센터 안내에 따르면 이 설정에서는 구글 계정에 로그인하지 않아도 문서를 열 수 있습니다. 공개해도 되는 PC 견적 비교표라면 편하지만, 제품 시리얼 번호나 개인 연락처, 오류 화면에 찍힌 계정 정보가 들어 있다면 먼저 지우거나 특정 사용자 공유로 바꾸는 게 맞습니다.
링크 공유를 켰다고 무조건 편집까지 허용할 필요는 없습니다. 여러 사람에게 윈도우 설치 안내문을 배포한다면 일반 액세스는 뷰어로 두고, 실제로 문서를 고칠 한두 명만 이메일로 편집자로 추가할 수 있습니다. 공유 창에서 두 설정을 따로 확인하면 권한을 잘못 줄 일이 줄어듭니다.
뷰어와 댓글 작성자, 편집자의 차이
권한 이름은 단순하지만 실제 사용에서는 차이가 큽니다. 뷰어는 문서를 읽을 수 있고, 댓글 작성자는 특정 문장에 댓글이나 제안을 남길 수 있습니다. 편집자는 본문을 직접 수정할 수 있습니다. 구글 드라이브 고객센터에 따르면 편집자는 기본적으로 다른 사람과 파일을 공유하거나 권한을 변경할 수도 있습니다.
문서를 함께 고치되 공유 대상을 늘리는 일은 막고 싶다면 ‘공유’ 창의 설정에서 편집자가 권한을 변경하고 공유하도록 허용하는 항목을 확인합니다. 뷰어와 댓글 작성자의 다운로드·복사·인쇄 허용 여부도 이곳에서 조절할 수 있습니다. 다만 화면에 보이는 내용을 다른 방법으로 옮기는 것까지 막는 설정은 아니므로, 민감한 정보는 공유 전에 문서에서 빼는 편이 안전합니다.
문서가 공유 폴더 안에 있다면 폴더 권한도 확인해야 합니다. 상위 폴더에서 이미 편집 권한을 받은 사람을 문서 하나에서만 뷰어로 낮출 수는 없습니다. 이런 경우에는 문서를 접근 권한이 다른 폴더로 옮기거나, 별도 문서를 만들어 필요한 사람에게 공유하는 방식이 분명합니다.
상대방이 문서를 열지 못할 때 확인할 순서
먼저 문서의 ‘공유’를 다시 열어 일반 액세스가 ‘제한됨’인지 확인합니다. 제한됨이라면 상대방의 이메일 주소가 사용자 목록에 있는지 보고, 주소 철자와 로그인 계정도 맞춰 봅니다. 링크가 있는 모든 사용자로 설정했다면 권한이 저장됐는지 확인하고 링크를 다시 복사해 전달합니다.
그다음은 계정 종류입니다. 직장이나 학교 구글 계정에서는 조직 정책 때문에 외부 공유가 막힐 수 있습니다. 이때는 공유 화면에서 설정을 바꿀 수 있는지 확인해야 합니다. 상대방 화면에 ‘액세스 요청’이 뜬다면 요청을 보내게 한 뒤 문서 소유자가 승인할 수도 있습니다.
작업이 끝난 문서는 공유 창에서 사람 이름 옆 권한을 바꾸거나 ‘액세스 권한 삭제’를 선택해 접근을 거둘 수 있습니다. 링크 공유를 중단할 때는 일반 액세스를 다시 ‘제한됨’으로 바꾸면 됩니다. 저는 견적이나 설치 기록을 보낼 때 먼저 뷰어로 열어 두고, 실제 수정이 필요한 사람에게만 편집 권한을 줍니다. 문서를 다시 고치는 수고보다 처음 공유 창에서 권한을 확인하는 시간이 훨씬 짧습니다.
