구글문서 공유 해제하는 법 권한별로 처리하기
얼마 전 작업이 끝난 문서를 다시 열었다가, 예전에 보낸 링크가 아직 살아 있는 걸 발견했습니다. 공유를 끄려면 먼저 상대가 어떤 경로로 들어오는지 봐야 합니다. 이메일 주소로 초대한 사람과 링크만 받은 사람은 해제하는 곳이 다릅니다.
먼저 공유 창에서 두 곳을 확인합니다
컴퓨터에서 문서를 열고 오른쪽 위의 ‘공유’를 누릅니다. 창 위쪽의 ‘액세스 권한이 있는 사용자’에는 직접 초대한 사람이나 그룹이 표시됩니다. 아래쪽 ‘일반 액세스’에는 링크가 있는 사람에게 문서를 열어 줬는지 표시됩니다. 두 곳을 모두 확인해야 현재 누가 들어올 수 있는지 알 수 있습니다.
예를 들어 일반 액세스가 ‘제한됨’이어도 위쪽에 동료 이름이 남아 있으면 그 동료는 계속 문서를 열 수 있습니다. 반대로 동료 이름을 지워도 일반 액세스가 ‘링크가 있는 모든 사용자’라면, 그 동료가 기존 링크로 다시 들어올 수 있습니다. 공유를 해제했는데도 열리는 경우는 대개 이 두 설정 중 하나가 남아 있습니다.
특정 사람만 공유에서 빼는 방법
문서를 열어 ‘공유’를 누른 뒤, 액세스 권한이 있는 사용자 목록에서 해당 이름을 찾습니다. 이름 오른쪽의 아래쪽 화살표를 누르고 ‘액세스 권한 삭제’를 선택한 다음 ‘저장’을 누르면 됩니다. 뷰어인지 편집자인지와 관계없이 순서는 같습니다. 여러 사람에게 보낸 문서라면 삭제할 사람의 계정을 한 번 더 확인하는 편이 안전합니다.
완전히 빼기 전에 수정만 막고 싶다면 같은 메뉴에서 ‘편집자’를 ‘뷰어’로 바꿀 수 있습니다. 공유 자체를 끝내는 것과 권한을 낮추는 것은 다릅니다. 뷰어로 바꾸면 문서를 읽을 수 있고, 액세스 권한을 삭제하면 그 사람에게 직접 부여한 권한이 없어집니다.
여기서 ‘저장’을 놓치기 쉽습니다. 메뉴에서 삭제를 골랐더라도 공유 창을 닫기 전에 변경이 반영됐는지 확인합니다. 구글 드라이브 고객센터도 사용자 권한을 삭제한 뒤 저장하는 순서로 안내합니다.
링크 공유를 끄는 방법
링크를 단체 대화방이나 메일에 보냈다면 ‘공유’ 창 아래의 ‘일반 액세스’를 봅니다. ‘링크가 있는 모든 사용자’로 되어 있다면 메뉴를 눌러 ‘제한됨’으로 바꾸고 ‘완료’를 누릅니다. 이제 링크 주소를 알고 있다는 이유만으로는 문서를 열 수 없습니다. 이전에 보낸 메시지에서 링크를 일일이 지울 필요 없이 접근 권한을 바꾸는 방식입니다.
다만 ‘제한됨’은 아무도 못 본다는 뜻이 아닙니다. 위쪽 사용자 목록에 남아 있는 사람은 여전히 접근할 수 있습니다. 회사나 학교 계정에서는 ‘조직의 모든 사용자’ 같은 선택지가 보일 수도 있습니다. 조직 내부 공유까지 끝내려면 이 설정도 ‘제한됨’으로 바뀌었는지 확인해야 합니다.
링크를 끈 뒤에는 공유 창을 다시 열어 일반 액세스의 표시를 확인합니다. 문서가 제대로 잠겼는지 시험하려면 권한이 없는 다른 계정에서 기존 링크를 열어 보면 됩니다. 내 계정으로 열어서는 확인이 안 됩니다. 소유자는 공유 설정을 바꿔도 계속 문서를 열 수 있기 때문입니다.
휴대폰에서는 액세스 관리로 들어갑니다
구글 드라이브 앱에서 문서 이름 옆의 점 세 개를 누르고 ‘액세스 관리’를 엽니다. 특정 사람을 빼려면 그 사람의 이름을 누른 뒤 ‘삭제’를 선택합니다. 링크 공유를 끄려면 ‘일반 액세스’의 ‘변경’에서 ‘제한됨’을 선택합니다. 안드로이드 기준으로 구글 드라이브 고객센터가 안내하는 경로이며, 기기나 앱 화면에 따라 메뉴 위치는 조금 다를 수 있습니다.
휴대폰에서는 작은 화면 때문에 사용자 목록만 보고 나오기 쉽습니다. 한 사람을 삭제한 뒤에도 일반 액세스를 한 번 더 확인합니다. 특히 예전에 링크를 복사해 여러 곳에 보낸 문서라면 이 확인이 더 중요합니다.
권한을 지웠는데도 열릴 때 확인할 것
문서가 공유 폴더 안에 있으면 상위 폴더의 권한을 물려받을 수 있습니다. 상대가 폴더의 편집자라면 문서 한 개에서만 그 사람의 권한을 낮추려 할 때 폴더 권한을 바꾸라는 안내가 나올 수 있습니다. 다른 파일까지 함께 영향을 받는 폴더라면, 해당 문서를 별도의 폴더로 옮겨 권한을 설정하는 쪽이 낫습니다.
문서를 ‘웹에 게시’한 적이 있다면 일반 액세스와 별도로 게시 상태도 봐야 합니다. 구글 문서에서 ‘파일’ → ‘공유’ → ‘웹에 게시’를 열어 게시 중지를 확인합니다. 일반적인 공유 링크를 제한하는 작업과 게시를 중지하는 작업은 메뉴가 다릅니다.
공유 해제는 버튼 하나보다 접근 경로를 확인하는 일이 더 중요합니다. 저는 작업이 끝난 문서라면 사용자 목록, 일반 액세스, 상위 폴더를 차례로 확인합니다. 이 세 곳을 보면 왜 누군가 아직 문서를 열 수 있는지도 대부분 설명됩니다.
