pdf 용량 줄이기 원본과 스캔본에 맞게 하는 방법
얼마 전 20MB가 넘는 PDF를 메일에 첨부하려다 용량 제한에 걸렸다. 페이지는 몇 장 안 됐는데, 알고 보니 스마트폰으로 찍은 사진을 그대로 문서에 넣은 파일이었다. PDF 용량 줄이기는 압축 버튼부터 누르는 것보다 파일이 왜 커졌는지 확인하는 편이 빠르다. 글자 위주의 문서인지, 사진이 많은 문서인지, 종이를 스캔한 문서인지에 따라 손댈 곳이 다르다.
먼저 PDF가 무거운 이유를 확인한다
원본은 남겨두고 PDF를 복사해 작업한다. 파일 크기와 페이지 수를 확인한 뒤 몇 페이지를 100%로 열어보면 대략 감이 온다. 글자를 마우스로 드래그해 선택할 수 있다면 문서에서 만든 PDF일 가능성이 크다. 페이지 전체가 한 장의 그림처럼 선택되면 스캔본일 가능성이 높다. 사진이 한두 장뿐인데 파일이 유독 크다면 원본 사진의 해상도가 과한 경우도 많다.
비교할 기준도 미리 정해두자. 화면에서 읽고 이메일로 보낼 파일이라면 작은 글자가 선명하게 보이는지가 중요하다. 출력할 계약서나 도면이라면 확대 화면만 보고 판단하기 어렵다. 압축 전후의 파일 크기와 함께 작은 글씨, 표의 가는 선, 사진의 세부 표현을 같은 페이지에서 비교해야 한다.
워드나 파워포인트 원본이 있다면 다시 내보낸다
제가 먼저 확인하는 것은 PDF를 만든 원본 파일이다. 원본이 있으면 PDF를 다시 인쇄하는 것보다 사진 크기를 손보고 새로 내보내는 편이 결과를 예측하기 쉽다. 워드나 파워포인트에서 사진을 클릭해 실제로 필요한 크기를 확인한다. 스마트폰 사진을 문서 안에서 손가락 두 마디 크기로 줄여 놓아도, 사진 데이터는 큰 상태로 남아 있을 수 있다.
- 화면 열람용 문서라면 사진을 필요한 크기로 줄이고, 워드나 파워포인트의 그림 압축 기능에서 150~200ppi 수준을 먼저 시험한다.
- 작은 글씨가 들어간 캡처 화면은 압축 후 반드시 확인한다. 글자가 뭉개지면 해상도를 높이거나 해당 그림의 압축을 피한다.
- 문서를 다시 PDF로 저장할 때 작은 파일 크기나 온라인 배포용 옵션이 있다면 사용한다. 메뉴 이름은 프로그램에 따라 다르다.
사진만 많은 발표 자료라면 이 단계에서 차이가 크게 날 수 있다. 반면 본문이 거의 전부 텍스트인 문서는 이미 크기가 작아서 재저장 효과가 적다. 표와 글자를 사진으로 붙여 넣은 문서라면 텍스트나 표로 다시 만드는 것이 읽기 편하고 검색도 되는 파일을 만드는 길이다.
스캔본은 해상도와 색상을 조절한다
스캔 PDF는 페이지마다 이미지가 들어가므로 페이지 수가 늘수록 용량이 빠르게 커진다. 처음부터 다시 스캔할 수 있다면 일반 문서의 화면 열람용은 150~200dpi, 작은 글씨가 많거나 출력이 중요한 문서는 300dpi부터 시험한다. 600dpi로 스캔한 A4 문서를 무조건 유지할 필요는 없다. 다만 도장, 연필 자국, 아주 작은 글씨가 있다면 낮춘 뒤 실제 페이지를 확인해야 한다.
흑백 문서를 컬러로 스캔하면 종이 바탕의 색과 얼룩까지 저장된다. 색이 의미 없는 서류는 회색조나 흑백 스캔으로 바꿔볼 만하다. 반대로 색으로 구분한 그래프나 표시가 있으면 컬러를 유지한다. 흑백 모드는 설정에 따라 흐린 글씨가 끊길 수 있어서 한 장을 먼저 시험하는 편이 안전하다.
스캔본에서 글자를 검색해야 한다면 OCR 기능도 확인한다. OCR은 이미지 위의 글자를 인식해 검색할 수 있게 하는 기능이지, 용량을 줄이는 기능 자체는 아니다. 인식 결과가 추가되면서 크기가 늘 수도 있다. 압축 뒤에도 필요한 단어가 검색되는지 확인하면 실무에서 다시 손볼 일을 줄일 수 있다.
PDF만 남았을 때는 압축 후 원본과 비교한다
원본 문서도 다시 스캔할 종이도 없다면 PDF 편집 프로그램의 압축 또는 최적화 기능을 쓴다. 먼저 중간 정도의 이미지 품질로 새 파일을 저장하고 크기를 확인한다. 목표 용량에 못 미칠 때만 해상도나 이미지 품질을 한 단계 더 낮춘다. 처음부터 가장 강한 압축을 고르면 사진뿐 아니라 스캔한 글자 가장자리도 거칠어질 수 있다.
윈도우의 Microsoft Print to PDF로 다시 인쇄하는 방법도 있지만, 파일이 반드시 작아지지는 않는다. 인쇄 과정에서 책갈피, 링크, 입력 가능한 양식 같은 기능이 달라질 수 있으므로 원본 파일을 대체하기 전에 확인해야 한다. 서명이나 양식이 들어간 PDF라면 특히 조심할 부분이다.
저는 저장된 새 파일을 다시 열어 첫 장과 글씨가 가장 작은 장, 사진이 많은 장을 확인한다. 파일 크기만 줄고 읽기가 불편해졌다면 성공한 압축이라고 보기 어렵다. 메일 첨부용과 인쇄 보관용을 따로 저장해 두면, 다음에 같은 문서를 보낼 때도 품질을 다시 고민하지 않아도 된다.
