PDF파일용량줄이기, 윈도우에서 품질 덜 망치고 줄이는 방법
얼마 전 거래처에 메인보드 불량 사진과 점검 내역을 PDF로 묶어 보냈는데, 용량이 48MB라 메일 첨부에서 바로 막혔습니다. 사진은 몇 장 안 된 것 같은데 스마트폰 원본 이미지가 들어가면 PDF는 생각보다 쉽게 커집니다. PC 조립 견적서, 윈도우 오류 화면 캡처, 드라이버 설치 로그 같은 자료를 PDF로 보낼 때도 비슷한 일이 자주 생깁니다.
PDF파일용량줄이기는 단순히 압축 버튼 한 번 누르는 작업처럼 보이지만, 실제로는 안에 무엇이 들어 있는지에 따라 방법이 달라집니다. 텍스트 위주의 문서인지, 스캔 이미지인지, 고해상도 사진이 박혀 있는지에 따라 줄어드는 폭이 완전히 다릅니다. 2MB짜리 문서가 1.7MB 되는 경우도 있고, 80MB짜리 스캔 PDF가 12MB까지 줄어드는 경우도 있습니다.
먼저 PDF가 왜 큰지 확인하는 게 빠릅니다
PDF 용량이 큰 이유는 대개 세 가지입니다. 첫째는 이미지 해상도가 너무 높을 때입니다. 스마트폰으로 찍은 4000픽셀 넘는 사진을 그대로 넣으면 A4 한 장짜리 PDF도 10MB를 넘을 수 있습니다. 둘째는 스캔 문서입니다. 복합기에서 600dpi 컬러로 스캔하면 글자만 있는 문서도 용량이 크게 나옵니다. 셋째는 폰트, 주석, 편집 정보, 썸네일 같은 부가 데이터가 많이 들어간 경우입니다.
윈도우에서 가장 먼저 볼 것은 파일 속성입니다. PDF 파일을 우클릭하고 속성에서 크기를 확인합니다. 그다음 파일을 열어 확대해 봅니다. 200% 이상 확대했을 때 사진 입자가 너무 선명하게 살아 있다면 이미지 해상도가 과한 겁니다. 반대로 글자 문서인데도 용량이 크면 스캔 이미지로 들어갔거나 편집 정보가 남아 있을 가능성이 큽니다.
- 텍스트 문서인데 5MB 이상이면 이미지나 폰트 포함 여부를 의심합니다.
- 스캔 10장 내외인데 30MB 이상이면 스캔 해상도가 과한 편입니다.
- 사진 보고서 형태라면 원본 사진 크기가 용량의 대부분을 차지합니다.
윈도우 기본 기능으로 다시 PDF로 인쇄하기
가장 간단한 방법은 PDF를 열고 다시 PDF로 인쇄하는 방식입니다. 윈도우에는 Microsoft Print to PDF가 기본으로 들어 있습니다. PDF 뷰어에서 인쇄를 누른 뒤 프린터를 Microsoft Print to PDF로 선택하고 새 파일로 저장하면 됩니다. 이 과정에서 일부 편집 정보와 불필요한 데이터가 빠지면서 용량이 줄어드는 경우가 있습니다.
다만 이 방법은 만능이 아닙니다. 텍스트 기반 PDF는 제법 깔끔하게 줄어드는 편이지만, 이미지가 많은 문서는 줄어드는 폭이 작을 수 있습니다. 또 문서에 따라 검색 가능한 텍스트가 이미지처럼 굳어질 수도 있으니, 저장한 뒤 글자 검색이 되는지 확인하는 게 좋습니다. 저는 견적서나 단순 안내문처럼 레이아웃만 유지되면 되는 파일에 이 방법을 자주 씁니다.
실제로 적용할 때 순서
- PDF 파일을 엽니다.
- 인쇄 메뉴로 들어갑니다.
- 프린터를 Microsoft Print to PDF로 선택합니다.
- 용지 크기는 원본과 맞춥니다. 보통 A4입니다.
- 새 이름으로 저장한 뒤 원본과 용량, 글자 선명도를 비교합니다.
여기서 중요한 건 원본 파일을 덮어쓰지 않는 겁니다. 압축 후에 이미지가 뭉개졌거나 페이지 방향이 바뀌는 일이 가끔 있습니다. 원본은 그대로 두고 파일명 뒤에 _small 같은 표시를 붙여 저장하면 나중에 비교하기 편합니다.
사진이 들어간 PDF는 이미지부터 줄이는 게 효과적입니다
PC 문제 해결 자료를 만들다 보면 사진이 꽤 많이 들어갑니다. 파워서플라이 라벨, 메인보드 소켓 핀 상태, 블루스크린 화면, 바이오스 설정 화면 같은 것들입니다. 이런 사진은 원본 그대로 넣을 필요가 거의 없습니다. 화면에서 확인하거나 A4로 출력할 정도라면 긴 변 기준 1600~2200픽셀 정도면 충분한 경우가 많습니다.
PDF를 만들기 전 단계라면 사진 파일부터 줄이는 게 제일 깔끔합니다. 윈도우 사진 앱이나 그림판에서 크기를 줄이고 저장한 뒤 문서에 넣으면 PDF 용량이 크게 내려갑니다. 예를 들어 스마트폰 원본 사진 8장이 각각 4~6MB라면, 줄인 사진은 장당 300~800KB 수준으로 떨어질 수 있습니다. 이렇게 넣고 PDF로 저장하면 40MB짜리 문서가 5~10MB대로 내려가는 일이 흔합니다.
- 메일 첨부용이면 사진 품질을 중간 정도로 낮춰도 대개 충분합니다.
- 부품 시리얼, 작은 글씨, 핀 상태 확인용 사진은 너무 세게 압축하지 않는 편이 낫습니다.
- 캡처 이미지는 JPG보다 PNG가 유리할 때도 있지만, 사진은 JPG가 보통 더 작습니다.
솔직히 PDF 압축 프로그램을 돌리는 것보다 사진 크기를 먼저 줄이는 쪽이 체감 효과가 더 좋았습니다. 특히 스마트폰 사진을 그대로 워드나 한글 문서에 넣고 PDF로 뽑는 습관이 있다면, 여기서 용량 대부분이 결정됩니다.
스캔 PDF는 해상도와 색상 설정이 중요합니다
스캔 문서는 시작 설정이 반입니다. 복합기에서 기본값이 300dpi 컬러인 경우가 많은데, 흑백 서류나 영수증, 보증서라면 그 정도까지 필요 없는 경우가 많습니다. 글자 위주의 문서는 200dpi 흑백 또는 회색조로도 충분히 읽힙니다. 컬러 도장이 중요하거나 사진이 포함된 문서라면 회색조나 200~300dpi 컬러를 선택하면 됩니다.
이미 만들어진 스캔 PDF라면 PDF 편집 프로그램의 파일 크기 줄이기, 최적화, 압축 같은 메뉴를 이용합니다. 이때 고압축 옵션만 무조건 고르면 글자 가장자리가 지저분해지고 작은 숫자가 뭉개질 수 있습니다. 윈도우 오류 코드, 제품 시리얼, 계좌번호처럼 한 글자 차이가 중요한 문서는 중간 압축부터 적용하고 확대해서 확인하는 게 안전합니다.
권장값은 이렇게 잡으면 무난합니다
- 일반 문서 보관용: 200dpi, 회색조 또는 흑백
- 메일 첨부용 스캔: 150~200dpi, 중간 압축
- 작은 글씨가 많은 문서: 300dpi 유지 후 이미지 품질만 낮게 조정
- 사진 포함 보고서: 200dpi 이상, 과한 흑백 변환은 피함
제가 현장에서 자주 쓰는 기준은 읽을 수 있느냐보다 다시 읽고 싶을 정도로 편하냐입니다. 겨우 알아보는 수준까지 줄인 PDF는 나중에 본인이 다시 열어도 피곤합니다. 용량을 줄이되, 확대하지 않아도 숫자와 표가 자연스럽게 보여야 실사용 문서입니다.
온라인 압축은 편하지만 문서 성격을 봐야 합니다
온라인 PDF 압축 서비스는 편합니다. 설치 없이 올리고 내려받으면 끝이라 급할 때는 확실히 빠릅니다. 그런데 PC 견적서, 사업자등록증, 수리 의뢰서, 보증 관련 문서처럼 개인정보나 거래 정보가 들어간 파일은 조심하는 게 좋습니다. 아무리 유명한 서비스라도 파일을 외부로 업로드한다는 점은 변하지 않습니다.
개인정보가 없는 제품 설명서, 공개 배포용 안내문, 단순 이미지 모음이라면 온라인 압축을 써도 부담이 적습니다. 반대로 신분증, 계약서, 장애 처리 내역, 고객 정보가 들어간 PDF는 로컬 프로그램이나 윈도우 기본 기능 쪽이 마음 편합니다. 15년 동안 세팅 일을 하다 보면 성능보다 찝찝함을 줄이는 선택이 더 나을 때가 꽤 많습니다.
- 외부 제출용 공개 문서: 온라인 압축도 현실적인 선택입니다.
- 개인정보 포함 문서: PC 안에서 처리하는 방식을 권합니다.
- 원본 보존이 필요한 문서: 압축본을 별도 파일로 관리합니다.
용량만 보지 말고 열리는 속도까지 확인합니다
PDF파일용량줄이기를 끝낸 뒤에는 파일 크기만 보면 안 됩니다. 실제로 열리는 속도, 페이지 넘김, 글자 검색, 출력 상태까지 확인해야 합니다. 특히 이미지가 많은 PDF는 용량은 줄었는데 페이지를 넘길 때 버벅이는 경우가 있습니다. 압축 방식이 문서 구조와 맞지 않으면 체감이 오히려 나빠질 수 있습니다.
저는 보통 원본과 압축본을 나란히 열어 놓고 세 가지만 봅니다. 첫 페이지가 빨리 뜨는지, 작은 글자가 읽히는지, 인쇄 미리보기에서 페이지가 틀어지지 않는지입니다. 이 세 가지가 괜찮으면 실사용에는 큰 문제가 없었습니다. 메일 첨부 제한 때문에 줄이는 거라면 목표 용량을 10MB 이하, 메신저 공유라면 5MB 안팎으로 잡으면 대체로 다루기 편합니다.
PDF는 무조건 작게 만드는 파일이 아닙니다. 상대가 열었을 때 바로 읽히고, 필요한 정보가 안 뭉개지고, 다시 출력해도 민망하지 않은 정도가 딱 좋습니다. 압축률 90% 같은 숫자보다 그 문서를 받는 사람이 한 번에 이해할 수 있느냐가 더 중요하다고 봅니다.
