pdf 편집 어플로 문서 고치는 방법
얼마 전 지인이 PDF 계약서의 날짜 한 줄을 바꾸려다 편집 어플을 세 개나 설치했습니다. 첫 번째는 글씨를 위에 덧씌웠고, 두 번째는 저장하려는 순간 결제를 요구했고, 세 번째에서야 원래 문장을 고칠 수 있었죠. PC를 오래 만지면서 느낀 건 PDF 편집에서는 어플 이름보다 ‘무엇을 고칠 것인가’를 먼저 확인해야 시간을 아낀다는 겁니다.
글씨를 추가할지 원래 글씨를 바꿀지부터 구분하기
PDF에 이름이나 날짜를 빈칸에 적는 일과 이미 인쇄된 문장을 수정하는 일은 다릅니다. 전자는 텍스트 상자를 얹는 기능만 있어도 됩니다. 후자는 PDF 안의 기존 텍스트를 선택하고 수정할 수 있어야 합니다. 무료 어플이라고 적혀 있어도 이 두 기능을 따로 취급하는 경우가 많습니다.
파일을 열고 마우스로 문장 한 줄을 드래그해 보세요. 글자가 선택되고 복사까지 된다면 텍스트 기반 PDF일 가능성이 큽니다. 페이지 전체가 사진처럼 잡히면 스캔본일 수 있습니다. 스캔본의 글씨를 바꾸려면 OCR이라는 문자 인식 과정이 먼저 필요합니다. 또 글자가 선택된다고 해서 모든 뷰어에서 원문 수정이 되는 것은 아닙니다.
- 신청서 빈칸 채우기·서명하기: 텍스트 입력과 서명 기능
- 오탈자나 금액 바꾸기: 기존 텍스트 편집 기능
- 종이 문서 스캔본 고치기: OCR과 편집 기능
- 페이지 순서 변경·삭제: 페이지 구성 기능
윈도우에서는 가벼운 수정부터 처리하기
윈도우 PC에서 밑줄을 긋거나 간단한 메모를 남길 때는 먼저 Microsoft Edge로 PDF를 열어봅니다. 파일을 우클릭해 ‘연결 프로그램’에서 Edge를 선택한 뒤 상단의 텍스트 추가, 그리기, 강조 표시 같은 도구를 확인하면 됩니다. 수정 후에는 저장 버튼을 눌러 다른 이름으로 보관하는 편이 안전합니다. Edge는 원래 있던 문장을 문서 편집기처럼 고치는 용도로는 맞지 않습니다.
기존 문장의 오탈자를 고쳐야 한다면 PDFgear 같은 데스크톱 편집기의 ‘텍스트 편집’ 기능을 쓰는 방법이 있습니다. 원본을 복사해 둔 다음 복사본을 열고, 편집 도구에서 해당 문장을 선택해 한두 글자만 먼저 바꿔 보세요. 저장한 파일을 다시 열어 글꼴과 줄바꿈을 확인하면 이 PDF에서 작업이 가능한지 금방 감이 옵니다. PDFgear 안내에는 기존 텍스트 편집 기능이 무료로 제공된다고 나와 있지만, 설치 전 현재 제공 기능과 이용 조건은 직접 확인하는 게 좋습니다.
이미 Word가 설치돼 있다면 PDF를 Word로 열어 변환한 다음 수정할 수도 있습니다. 문장 위주의 단순한 문서에는 쓸 만합니다. 다만 Microsoft 안내대로 변환 과정에서 원래 배치가 달라질 수 있습니다. 표, 여러 단으로 나뉜 안내문, 도장이 들어간 문서라면 한 페이지를 시험 삼아 변환하고 결과를 먼저 비교하세요.
휴대폰과 맥에서는 어디까지 되는지 확인하기
휴대폰에서 서명하거나 신청서 빈칸을 채우는 정도라면 Adobe Acrobat 모바일 앱의 무료 기능으로 처리할 수 있습니다. 강조 표시와 메모도 가능합니다. 하지만 기존 문장을 직접 바꾸거나 페이지를 구성하는 기능은 구독 범위에 들어갈 수 있습니다. 무료로 열리고 서명까지 된다고 해서 원문 수정도 무료라고 생각하면 저장 단계에서 막히기 쉽습니다.
맥에서는 기본 ‘미리보기’ 앱도 먼저 써볼 만합니다. Apple 안내에 따르면 PDF 양식 입력, 텍스트 상자 추가, 주석과 서명을 지원합니다. 다만 텍스트 상자를 얹는 것과 원래 문장을 고치는 것은 다릅니다. 이미 작성된 계약 문구를 바꿔야 한다면 편집 전용 앱이 필요한지 확인해야 합니다. 작업 장소가 PC와 휴대폰을 오간다면, 같은 파일을 두 기기에서 열었을 때 글씨 위치가 유지되는지도 살펴보는 게 좋습니다.
스캔본과 민감한 문서는 저장 전 한 번 더 확인하기
스캔한 PDF는 화면에 글씨가 선명해 보여도 실제로는 이미지일 수 있습니다. 이때 OCR을 돌리면 글자를 찾거나 수정할 수 있지만, 인식 결과를 그대로 믿으면 곤란합니다. 특히 ‘0’과 ‘O’, ‘1’과 ‘I’, 작은 글씨의 숫자는 틀리기 쉽습니다. Adobe도 스캔 문서의 문자 인식 결과를 검토하도록 안내합니다. 금액과 날짜가 들어간 문서라면 수정한 줄뿐 아니라 주변 문장까지 원본과 대조하세요.
주민등록번호나 계약 정보가 든 파일은 편집 방식도 따져봐야 합니다. 브라우저에서 쓰는 도구인지, PC에 설치해 파일을 처리하는 도구인지 확인하고 문서의 민감도에 맞게 선택하세요. 또 글씨 위에 흰 상자를 덮는 방식은 화면에서만 가려졌을 수 있습니다. 정보를 실제로 제거해야 하는 문서라면 가리기 전용 기능을 사용하고, 저장한 파일에서 해당 글자가 검색되거나 복사되지 않는지 확인해야 합니다.
제가 파일을 건넬 때는 원본을 남겨 둔 채 수정본을 새 이름으로 저장하고, 다시 열어 첫 페이지와 수정한 페이지를 봅니다. 서명 위치, 한글 글꼴, 페이지 수만 확인해도 뒤늦게 파일을 다시 보내는 일을 꽤 줄일 수 있습니다. PDF 편집 어플은 기능이 많은 것보다 지금 고칠 내용이 무엇인지 정확히 맞추는 쪽이 훨씬 편했습니다.
