윈도우에서 pdf 서명 방법 따라 하기

얼마 전 지인이 서명란이 있는 PDF를 보내면서 “이거 출력해서 다시 스캔해야 해?”라고 물었다. 윈도우 PC라면 대부분 그럴 필요가 없다. 다만 서명 모양을 넣는 일과 인증서로 문서에 디지털 서명하는 일은 다르다. 제출처가 어느 쪽을 요구하는지 먼저 확인하면 두 번 작업할 일이 줄어든다.

서명 이미지만 필요한지 먼저 확인한다

신청서에 자필 서명처럼 보이는 표시를 넣으라는 요청이라면 Adobe Acrobat Reader의 ‘채우기 및 서명’ 기능으로 처리할 수 있다. 이름을 입력하거나, 마우스로 그리거나, 종이에 쓴 서명을 이미지로 가져오는 방식이다. 저장하면 서명 모양이 PDF에 들어가지만, 그 표시만으로 서명자의 신원이나 저장 후 문서가 바뀌지 않았다는 사실이 검증되지는 않는다.

반면 제출 안내에 ‘인증서 기반 디지털 서명’, ‘디지털 ID’ 또는 ‘서명 유효성 검사’가 적혀 있다면 인증서를 쓰는 절차가 필요하다. 겉으로 보이는 서명 그림이 비슷해도 확인 방식은 다르다. 회사 계약서나 기관 양식은 지정된 서명 수단이 있을 수 있으니, 파일을 열기 전에 안내 문구부터 읽는 편이 빠르다.

Acrobat Reader에서 PDF에 서명 넣는 순서

먼저 원본 PDF를 복사해 작업용 파일을 만든다. 신청서에 이름이나 날짜를 써야 한다면 서명보다 먼저 입력한다. 서명까지 끝낸 뒤 내용을 고치면 파일을 다시 확인해야 하는 경우가 있기 때문이다.

• PDF를 Acrobat Reader로 열고 ‘채우기 및 서명’을 선택한다. 화면 구성에 따라 상단의 서명 아이콘이나 도구 목록에서 찾을 수 있다.
• 서명 아이콘을 눌러 ‘서명 추가’를 선택한다. 이름 입력, 직접 그리기, 이미지 가져오기 중 편한 방식을 고른다.
• ‘적용’을 누른 뒤 PDF의 서명란을 클릭한다. 위치를 옮기고 크기를 조절해 글자나 날짜를 가리지 않게 맞춘다.
• 다른 이름으로 저장하고, 저장한 파일을 다시 열어 서명 위치와 빠진 페이지가 없는지 확인한다.

마우스로 글씨를 그리면 선이 흔들리기 쉽다. 저는 자필 모양이 중요한 양식에는 흰 종이에 검은 펜으로 서명한 뒤 밝은 곳에서 촬영한 이미지를 쓴다. 종이의 그림자나 주변 글자가 같이 찍히지 않게 하고, 가져온 뒤에는 서명이 실제 서명란을 덮을 만큼만 크기를 맞춘다. 서명 이미지는 다른 문서에도 붙여 넣을 수 있는 파일이므로 사용 후 보관 위치도 확인하는 게 좋다.

인증서로 디지털 서명해야 할 때

Acrobat에서 PDF를 열고 ‘모든 도구’의 ‘인증서 사용’을 선택한 다음 ‘디지털 서명’을 누른다. 서명이 보일 위치에 사각형을 그리면 디지털 ID를 고르는 창이 나온다. 사용할 ID를 선택하고 암호를 입력한 뒤 서명 파일을 저장한다. 메뉴 이름은 프로그램 버전이나 화면 언어에 따라 조금 다를 수 있다.

디지털 ID가 없다면 Acrobat에서 새로 만들 수 있지만, 직접 만든 ID를 제출처가 신뢰한다는 뜻은 아니다. Microsoft 안내에도 자체 생성 인증서는 받는 사람이 별도로 신뢰하도록 설정하지 않으면 진위를 확인하기 어렵다고 설명돼 있다. 제출처가 발급기관이나 서명 서비스를 지정했다면 그 요구를 따라야 한다. 여러 사람이 차례로 서명할 문서라면 ‘서명 후 문서 잠금’도 무심코 선택하지 않는다.

서명이 안 들어가거나 저장 후 사라질 때

버튼이 비활성화되면 우선 PDF가 암호로 보호되거나 편집이 제한된 파일인지 확인한다. 특정 입력 칸만 받도록 만든 양식도 있다. 이때 화면에 보인다는 이유만으로 인쇄 메뉴에서 새 PDF를 만들면 기존 입력 칸이나 인증서 서명 정보가 달라질 수 있다. 제출처에 편집 가능한 원본이나 허용된 작성 방법을 확인하는 편이 안전하다.

서명을 넣었는데 상대방에게 빈칸으로 보인다면 저장한 파일을 다시 열어 먼저 확인한다. 원본과 작업 파일의 이름이 비슷해 다른 파일을 첨부하는 일이 의외로 많다. 파일 탐색기에서 수정 시각을 확인하고, 실제로 보낼 파일을 Acrobat Reader에서 다시 열어 마지막 페이지까지 살펴본다. 인증서 서명이라면 화면의 서명 표시만 보지 말고 서명 패널의 유효성 상태도 확인한다.

제가 PDF 서명 작업에서 가장 자주 보는 실수는 프로그램 조작보다 제출 방식의 혼동이다. 서명 그림으로 충분한 문서인지, 검증 가능한 디지털 서명이 필요한 문서인지만 먼저 구분해도 작업 시간이 꽤 줄어든다.