윈도우에서 pdf 서명 넣는 방법

얼마 전 서명란이 있는 PDF를 받았는데, 파일을 열어 이름을 입력하는 것만으로는 제출이 끝나지 않는 경우가 있었다. 상대방이 원하는 게 화면에 보이는 자필 서명인지, 인증서로 확인할 수 있는 디지털 서명인지 먼저 봐야 했다. 둘 다 PDF에 서명한다는 말로 묶이지만 만드는 순서와 확인 방법은 다르다.

서명란에 넣을 그림이 필요한지 먼저 확인한다

신청서의 빈칸에 서명 모양을 넣으라는 요청이라면 Acrobat Reader의 전자 서명 기능으로 처리할 수 있다. 이름을 타이핑하거나 마우스로 그릴 수 있고, 미리 만들어 둔 서명 이미지도 넣을 수 있다. 스캔한 종이 서식처럼 클릭할 수 있는 입력칸이 없는 PDF에도 서명을 배치할 수 있다.

반면 안내문에 ‘인증서 서명’, ‘디지털 ID’, ‘서명 유효성 확인’ 같은 표현이 있으면 서명 그림만 넣어서는 부족할 수 있다. 인증서 기반 서명은 서명자의 디지털 ID와 문서의 변경 여부를 확인하는 방식이다. 접수처가 특정 인증서나 서명 방식을 지정했다면 그 안내를 먼저 따른다. 화면에 사인이 보인다는 사실만으로 요구 조건을 충족했다고 판단하면 재제출하게 될 수 있다.

Acrobat Reader에서 자필 모양 서명 넣기

윈도우에서 작업할 때는 원본 PDF를 먼저 복사해 둔다. 파일 이름 끝에 ‘서명본’을 붙여 저장하면 원본과 제출본을 헷갈릴 일이 적다. 특히 날짜나 계좌번호까지 적어야 하는 서식은 내용을 모두 채운 뒤 마지막에 서명을 넣는 편이 편하다.

• PDF를 Acrobat Reader로 열고 상단의 ‘전자 서명’을 선택한다. 화면 구성에 따라 ‘모든 도구’의 ‘채우기 및 서명’에서 시작할 수도 있다.
• ‘서명 추가’를 누른 뒤 입력, 그리기, 이미지 중 하나를 고른다. 마우스로 그린 선이 어색하면 종이에 쓴 서명을 사진으로 찍어 이미지로 넣는 방법도 있다.
• ‘적용’을 누르고 문서의 서명란을 클릭한다. 크기는 모서리 손잡이로 조절하고, 위치는 서명을 끌어서 맞춘다.
• 다른 이름으로 저장한 다음 파일을 닫았다가 다시 연다. 서명이 올바른 페이지와 위치에 남아 있는지 확인한다.

서명 이미지를 쓴다면 배경이 흰 사진은 서명란의 선을 가릴 수 있다. 배경이 투명한 이미지가 배치하기 편하지만, 원본 서식의 글자를 가리지 않는지 확대해서 보는 게 더 중요하다. 확대할 때만 괜찮아 보이고 실제 페이지 크기에서는 서명이 너무 작은 경우도 있다.

인증서로 서명해야 할 때는 메뉴가 다르다

인증서 기반 서명을 요구받았다면 Acrobat에서 ‘모든 도구 → 인증서 사용 → 디지털 서명’으로 이동한다. 서명을 표시할 자리에 사각형을 그린 뒤 사용할 디지털 ID를 선택하고 암호를 입력한다. 저장 단계까지 끝내야 서명이 적용된다. Adobe의 안내에도 이 방식은 일반적인 서명 추가와 별도 절차로 나와 있다.

여기서 새 디지털 ID를 만들 수 있다고 해서 아무 기관에나 제출할 수 있는 인증서가 생기는 것은 아니다. 받는 쪽이 신뢰하는 인증서인지가 중요하다. 회사 내부 결재나 기관 제출 서류라면 발급 주체와 제출 조건을 먼저 확인해야 한다. ‘서명 후 문서 잠금’ 옵션도 보이는데, 뒤에 다른 사람이 서명하거나 내용을 채워야 하는 문서라면 잠그기 전에 작업 순서를 확인한다.

인증서 서명을 마친 파일은 Acrobat의 서명 패널에서 유효성 상태를 확인한다. 서명 뒤 문서를 수정하면 변경 사실이 표시되거나 서명 상태에 영향을 줄 수 있다. 그래서 이름, 날짜, 체크 항목을 모두 확인한 뒤 인증서 서명을 마지막 작업으로 두는 게 안전하다.

서명이 안 들어가거나 제출 후 보이지 않을 때

서명 버튼이 비활성화되거나 저장이 안 된다면 파일 자체의 제한을 먼저 의심한다. 암호로 편집이 제한된 PDF나 일부 특수 양식은 일반적인 채우기 도구가 작동하지 않을 수 있다. Adobe도 보안 설정이 있는 PDF와 일부 동적 양식의 지원 제한을 안내한다. 이럴 때는 원본을 보낸 곳에 서명 가능한 파일이나 제출 방식을 확인하는 게 정확하다.

서명은 넣었는데 상대방 화면에서 보이지 않는다는 연락을 받으면, 보낸 파일을 다시 다운로드해 Acrobat Reader로 열어 본다. 편집 중이던 원본을 첨부했는지, 저장한 서명본을 첨부했는지 파일 이름과 수정 시간을 확인한다. 서명란이 여러 페이지에 흩어져 있다면 첫 페이지만 확인해서는 놓치기 쉽다.

제출 직전에는 페이지 수, 서명 위치, 날짜, 파일 이름을 한 번씩 본다. PDF 서명 작업에서 시간을 가장 많이 잡아먹는 건 서명을 그리는 몇 초가 아니라, 잘못 저장한 파일을 다시 보내는 과정이었다.